مزایای هوش تجاری برای سازمان شما

نویسنده:

ارژنگ ملک
متخصص علوم داده و مدرس دانشگاه

عصر اطلاعات

انقلاب دیجیتالی که در دهه­های اخیر رخ داده، سازمان­ها و بنگاه­های اقتصادی را دستخوش تغییرات بنیادی و گسترده­ای کرده است. در عصر حاضر، که بسیاری از امورات شخصی و روزمره با تکنولوژی گره خورده است، اغلب فرآیندهای سازمانی نیز در بستر تکنولوژی رخ می دهند. استفاده­ی بسیار از ابزارهای تکنولوژی منجر به تولید حجم بی سابقه‌ای از داده­ها شده است. بر­خلاف گذشته که داده ها معمولا بایگانی و به دست فراموشی سپرده می شدند، در عصر حاضر که عصر داده­ها نام گذاری شده است، داده­ها از ارزشمندترین دارایی­های هر سازمان برای تصمیم گیری و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی قلمداد می شوند.

اهمیت داده زمانی روشن می‌شود که در جدول مقابل، نگاهی به سیر صعودی تولید داده داشته باشیم:

به سبب اهمیت یافتنِ روزافزون داده­ها است، که روزانه به دفعات با عباراتی چون “اقتصاد اطلاعاتی” ، “اقتصاد داده محور”، “کسب و کار داده محور”، “مدیریت داده”، “تحلیل داده”، “داده کاوی” و … مواجه هستیم.

کاربرد داده ها در سازمان ها

از طریق تحلیل داده­ها می توان به سوالاتی همچون وضعیت فعلی سازمان ما به چه صورت است؟ انتظار ما از وضعیت مطلوب چیست؟ چگونه مسیر حرکت از وضعیت فعلی به سمت وضعیت مطلوب را طی کنیم؟  به چه زیرساخت­هایی نیاز داریم ؟ چه محصول و یا خدماتی تحت چه شرایطی و به کدام مشتری فروخته شده است؟ بهترین زمان و مکان ارایه یک محصول جدید کی و کجاست؟ در ذیل به چند نمونه از کارکرد داده ها اشاره شده است:

• حتما شما نیز در بسیاری از سازمان­ها با این موضوع مواجه شده­اید که روزانه، هفتگی یا ماهانه از نرم افزارهای آن سازمان گزارش­هایی در اکسل یا قالب های دیگر تهیه و به مدیریت ارائه می شود که معمولا هم امری زمان‌بر است. ابزارهایی چون داشبوردها با تحلیل داده­ها و مصور نمودن آنها، نیاز به تهیه مکرر گزارشات را مرتفع می کنند.
• با تحلیل داده­های گذشته می توان بسیاری از اتفاقات آینده را پیش بینی نمود. به طور مثال با تحلیل داده­های ماشین آلات می توان زمان خرابی آنها را پیش بینی کرده و قبل از بروز اخلال برای تعمیر آنها برنامه ریزی نمود. یا با جمع آوری اطلاعات سال­های گذشته‌ی یک بانک می توان اعتبارسنجی را به صورت هوشمند انجام داد. مثلا با تحلیل داده­های مشتریان بانک x می توان فهمید مشتریان با مشخصات: آقا، دارای مردک کارشناسی، سن کمتر از 30 سال، مجرد و ساکن در منطقه y، به طور معمول در بازپرداخت اقساط خود تاخیر دارند و در اعطای تسهیلات به این افراد می بایست دقت بیشتری از سوی بانک صورت پذیرد.

هوش تجاری

هوش تجاری یا هوشمندی کسب و کار به فرآیند تبدیل داده‌های خام به اطلاعات تجاری و مدیریتی گفته می‌شود که به مدیران سازمان کمک می‌کند بر اساس اطلاعات صحیح تصمیماتی سریع‌تر و دقیق­تر اتخاذ کنند. به عبارت دیگر هوش تجاری مجموعه­ای از توانایی­ها، تکنولوژی­ها، ابزارها و راهکارهایی است که به مدیران در تصمیم گیری کمک می­نماید. هوش تجاری به عنوان یک راهکار مناسب به کمک سازمان­ها می آید تا در سریع ترین زمان داده­ها را به صورت یکپارچه مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد.

فرایند هوش تجاری، پس از جمع آوری داده­ها از منابع درونی و برونی سازمان، آنها را برای تجزیه و تحلیل آماده می­کند، سپس گزارشات و داشبوردهای مناسب را طراحی و تولید می­نماید تا در اختیار تصمیم گیرندگان و همینطور کارکنان قرار گیرند. مفهوم هوش تجاری همچون چتری است که سایر نظام‌های مرتبط با داده شامل انبارداده، داده‌کاوی، تحلیل آماری، پیش‌بینی و پشتیبانی از تصمیم را به یکدیگر مرتبط می‌کند.

مزایای هوش تجاری:

بزرگترین مزیت استفاده از هوشمندی کسب و کار را می­توان امکان دسترسی بی‌واسطه به داده‌ها توسط تصمیم گیرندگان در تمامی سطوح سازمانی در سریعترین زمان ممکن برشمرد. اما هوش تجاری مزایای دیگری را نیز ایجاد می­کند که می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• بهبود فرایندهای داخلی
• شناسایی فرصت­های جدید
• توانایی مشاهده اطلاعات از منابع مختلف در ساده ترین شکل ممکن
• امکان مشاهده خلاصه­ای از داده­های پراکنده در بخش­های مختلف سازمان همچون حقوقی پرداخت شده به کارمندان، فروش کل شرکت در یک دوره زمانی مشخص و …
• توانایی ارایه پاسخ به سوال چه می شد اگر… بر اساس اطلاعات تاریخی. برای مثال با استفاده از سیستم هوش کسب و کار پاسخ به این سوال که اگر به فرض فروش شرکت در یک دوره مشخص ده درصد بالا رود، هزینه های ضروری از قبیل خرید تجهیزات جدید و پرداخت حقوق کارشناسان تازه استخدام شده، چه مقدار افزایش می یابد برای مدیران روشن می‌گردد.
• پیش بینی رفتار مشتریان به منظور افزایش رضایتمندی و وفاداری
• تقسیم بندی مشتریان و متعاقبا ایجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتریان
• افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفاف سازی رویه فرایندهای کلیدی
• پیش بینی مولفه­های مهم سازمانی چون ریسک­های احتمالی، سود، هزینه­ها، خرابی ماشین آلات و …
• ارزیابی عملکرد سازمان در حوزه­های مختلف
• افزایش سرعت و دقت در کنترل­های داخلی

داشبورد

داشبورد ارائه گرافیکی مهم‌ترین اطلاعات مورد نیاز یک سازمان برای رسیدن به یک یا چند هدف مشخص است؛ که در یک یا چند صفحه با دقت و منظم چیده شده‌اند، تا مدیران بتوانند با یک نگاه وضعیت موجود را نظاره­گر باشند. داشبورد از جمله خروجی­های هوش تجاری محسوب می‌گردد. داشبوردها معمولا از مجموعه عناصر گرافیکی تشکیل شده اند که اطلاعات را از بانک‌های اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج و بصورت یکپارچه در یک صفحه، نمایش می‌دهند. داشبورد می‌تواند برای تمامی واحدهای سازمانی در سطوح مختلف از جمله منابع انسانی، استخدام، فروش، عملیات، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره ارائه شود.

داشبوردهای مدیریتی همانند داشبورد خودرو شاخص های کلیدی عملکرد، که برای راننده حیاتی هستند، را در لحظه و پیوسته نمایش می­دهند. همانطور که در داشبورد خودرو شاهد شاخص هایی همچون میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و… در یک پنل کوچک هستیم، در داشبورد مدیریتی نیز مدیران می‌توانند میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی، هزینه‌های جاری و هر اطلاعات دیگری که در سازمان خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصاویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.

داشبورد مدیریت این امکان را به مدیران سازمان می­دهند که در هر لحظه عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آنرا نسبت به اهداف نهایی رصد کنند. با استفاده از این سیستم مدیران سازمان در سطوح مختلف می توانند به سادگی در یک محیط زیبا و ساده، بر شاخص­های کلیدی عملکرد سازمان، بخش و یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند.

از مزایای داشبوردهای کسب وکار می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

• حذف جزئیات تا حد امکان
• سادگی و درک سریع بصری
• نظارت بر عملکرد سازمان و واحدها
• نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
• کمک به تصمیم گیری سریعتر و بهتر مدیران
• دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع
• دسترسی به اطلاعات حیاتی کسب و کار و سازمان
• تعریف شاخص های کلیدی عملکرد سازمان (KPI ها)
• برجسته سازی نقاط کلیدی مانند ماکزیمم، مینیمم، خارج از محدوده و بحرانی