نویسنده: شیما شریعتی
هوش تجاری (Business Intelligence) چیست؟
هوش تجاری (BI) مجموعه‌ای از فرآیندها، فنآوری‌ها، مهارت‌ها و برنامه‌های کاربردی و عملیاتی است که برای اتخاذ تصمیمات تجاری آگاهانه و مبتنی بر داده‌ها استفاده می‌شود. هوش تجاری بستری از زیرساخت های رویه ای و فنی است که داده های تولید شده توسط فعالیت های یک شرکت را جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل
می کند.در واقع هوش تجاری یک اصطلاح گسترده است که شامل داده کاوی، تجزیه و تحلیل فرآیند، پایش شاخص های عملکرد و تجزیه و تحلیل توصیفی می شود. به نحوی که از داده‌های تولید شده توسط یک کسب وکار می توان گزارش‌های قابل هضم، معیارهای صحیح سنجش عملکرد و روندهایی را ارائه کرد که به تصمیمات مدیریتی کمک می کند.
هوش تجاری (BI) تجزیه و تحلیل تجاری، داده کاوی، تجسم داده ها، ابزارها و زیرساخت های داده و بهترین شیوه ها را برای کمک به سازمان ها برای تصمیم گیری بیشتر مبتنی بر داده ها ترکیب می کند. در هوش تجاری تاکید بر جمع آوری، تجمیع و تجزیه و تحلیل داده هاست، به نحوی که بتوان با ارائه معنادار آن موجب تسهیل و افزایش اثربخشی در فرایندهای تصمیم گیری شد.
هوش تجاری به مدیران کسب و کار کمک می کند تا دید جامعی نسبت به رویدادها، فرایندها و عملیات کسب و کارشان داشته باشند و با در نظر گرفتن تمامی جوانب و عناصر موثر و مشاهده و تجزیه و تحلیل کمیت ها بتوانند تصمیمات دقیق تری را اتخاذ کنند.
آیا هوش تجاری استقرار یک سیستم و یا استاندارد جدید در کسب و کار شماست؟
اغلب مدیران به دنبال اجرای سیستمها و روش هایی جهت بهبود کسب و کارشان هستند. سیستم هایی که بتواند به آنها در رسیدن به اهداف و چشم انداز مطلوب کمک کند. روش هایی که بتواند در دستیابی به اهداف کمی و استراتژیهای کلان موثر باشد و توان رقابتی سازمان را افزایش دهد.
اما نادیده گرفتن یک نکته کلیدی باعث شده است که در بسیاری از کسب و کارها شاهد انبوه سیستمهای بهبود مدیریت باشیم که اغلب بدون نتیجه مورد انتظار و با ایجاد هزینه های گزاف، تنها انبوهی از مستندات و روش های ناکارآمد را به سازمان تحمیل می کند. نکته کلیدی این است که باید از بطن کسب و کار خودتان شروع به بهبود کنید و هیچ سیستمی نمی تواند به شما کمک کند قبل از اینکه شناخت عمیق و تحلیل گرانه ای از داده های کمی و شاخص های کلیدی کسب و کارتان نداشته باشید.
در اینجا هوش تجاری به شما کمک می کند تا با آنچه در کسب و کارتان اتفاق می افتد به صورت عینی مواجه شوید و با تحلیل دقیق شرایط تصمیم درست را اتخاذ کنید. هوش تجاری یک بصیرت است که به شما تاکید می کند از داشته های کسب و کارتان که اصلی ترین آن همان داده های کمی است برای رشد و تصمیم گیری استفاده کنید قبل از اینکه بخواهید یک الگوی غیر اجرایی و یا حتی غیر بومی را وارد فرایندهای سازمان نمایید.
هدف نهایی هوش تجاری؛ نظارت مداوم بر عملکرد کسب و کار است تا اطمینان حاصل شود که سازمان در مسیر رشد قرار دارد. نظارتی که منطبق بر روندها و واقعیت هایی است که در کسب و کار شما رخ می دهد. بنابراین هوش تجاری یک نگرش یکپارچه به تمامی عناصر کسب و کار شماست تا بتوانید با اندازه گیری و تجزیه و تحلیل، بهترین انتخاب را در شرایط متفاوت داشته باشید.
در عمل، زمانی که دید جامعی از داده‌های سازمان خود داشته باشید و از آن داده‌ها برای ایجاد تغییر، حذف ناکارآمدی‌ها و انطباق سریع با تغییرات بازار یا عرضه استفاده کنید، می‌دانید که از هوش تجاری مدرن برخوردار هستید.
چرا استقرار هوش تجاری برای کسب و کار شما یک ضرورت است ؟
کسب و کارها در فضای رقابتی بسیار متغیری فعالیت می کنند. بنابراین رصد کردن عملیات و فرایندهای سازمان به صورت کمی و یکپارچه بسیار اهمیت پیدا کرده است. یعنی شما همانقدر که به شاخص های عملیات تولید محصول خود دقت می کنید می بایست وضعیت بازار و مشتریان خود را هم رصد کنید. اگر شاخص های مالی شما رشد می کند آیا مطمئن هستید که زیرساختهای کسب و کار شما هم در حال رشد است نه فرسایش؟
به دلیل همین عدم یکپارچگی و عدم توازن در پایش عملیات سازمان است که گاهی در عین اینکه شاخص های مالی روند رو به رشدی را نشان می دهد به یکباره نتایج عملیات سازمان با توقف در رشد و یا افت مواجه می شود. فرض کنید در عین سودآوری به کیفیت نقدینگی در کسب و کارتان بی توجه بوده اید؛ سهم بازار را نادیده گرفته اید، نرخ رشد هزینه ها را به درستی پایش نکرده اید و حتی به روند ریزش نیروهای کلیدی خود اهمیتی نداده اید و زیرساختهای اطلاعاتی سازمان را بهینه نکرده اید.
این رویدادها که در اغلب کسب و کارها رخ می دهد به این علت است که عملیات سازمان با یک دید هماهنگ و در یک بستر یکپارچه پایش نمی شود. در نتیجه برخی از شاخص های کلیدهای عملکرد مفقود خواهد شد و زمانی نتایج ناخوشایند بروز می کند که برای جبران کمی دیر شده است و سازمان می بایست متحمل هزینه های سنگینی برای بازگشت نتایج و اصلاح رویه ها شود.
استقرار هوش تجاری به شما این امکان را می دهد که با یکپارچه سازی سیستمهای اطلاعاتی و تجزیه و تحلیل لحظه ای داده ها در قالب شاخص های کلیدی عملکرد؛ همواره ناظران دقیقی بر عملیات کسب و کارتان باشید و با مشاهده همه عناصر تاثیر گذار بهترین تصمیم را برای تداوم و رشد انتخاب کنید.
شاید بتوان مزایای اصلی هوش تجاری را به صورت زیر خلاصه کرد:
- امکان ایجاد گزارشات کمی دقیق، تحلیل اطلاعات صحیح و برنامه ریزی کارآمدتر و دقیق تر.
- اتخاذ تصمیمات تجاری بهتر متکی به داده های قابل اعتماد به نحوی که تمامی عوامل تاثیر گذار لحاظ شود.
- ارتقای کیفیت داده ها و انسجام سیستمهای اطلاعاتی کسب و کار در عین بهبود مستمر فرایندها و عملیات اجرایی.
- افزایش بهره وری عملیاتی با توجه به نتایج کلیدی عملکرد.
- افزایش رضایت تمامی ذینفعان اعم از مشتریان، کارکنان و سهامداران.
- افزایش مزیت رقابتی.
- ارتقای بهره وری؛ کاهش هزینه های اضافی و افزایش درآمد و رشد سودآوری.
- شناسایی و پایش روندهای مهم بازار که بر کسب و کار شما تاثیر می گذارد.
- زمان پاسخگویی سریع به نحوی که داده ها را در زمان واقعی تجزیه و تحلیل و اطلاعات مبتنی بر واقعیت را در چند دقیقه ارائه می دهد.
- یکپارچگی عناصر کسب و کار؛ ارتباطات متقابل بین اجزای مختلف کسب و کار کمی شده و لذا بیشتر قابل مشاهده می باشد، بنابراین مشکلات و ناکارآمدی ها می توانند سریعتر شناسایی و حل و فصل شود.
- گزارش‌دهی سریعتر از طریق زیرساختهای اطلاعاتی مبتنی بر داده که هوش تجاری برای شما ایجاد می کند.
- انتخاب و پیاده سازی استراتژی های دقیق با شناسایی صحیح و واقعی روندها.
- بصیرت تجاری ارزشمند که به شما امکان ایجاد تغییرات بهینه را خواهد داد.
چهار مرحله کلیدی در پیاده سازی پروژه های هوش تجاری
برای اجرای موفق هوش تجاری در کسب و کارتان می بایست چهار مرحله زیر را انجام دهید:
1- توصیف و طراحی
این مرحله مهمترین مرحله در پروژه های هوش تجاری است. در این مرحله وضعیت موجود کسب و کار می بایست به دقت بررسی شود، گلوگاهها شناسایی شود، فرایندها تجزیه و تحلیل شود و بر اساس عملیات اجرایی و اهداف کیفی سازمان و همچنین شرایط محیطی و متغیرهای موثر بر کسب و کار؛ شاخص های کلیدی عملکرد استخراج شود. در این مرحله با خرد جمعی و بهره گیری از تحلیل گران کسب و کار ، سازمان مشخص می کند که دقیقا چه مقادیر کمی و شاخص هایی را می بایست به صورت منظم اندازه گیری و پایش نماید. کدام شاخص ها برای نشان دادن وضعیت سلامت کسب و کار مهم و حیاتی هستند. کدام شاخص ها توانایی پیش بینی و آینده نگری را برای کسب و کار ما ایجاد می کنند. فرایندها و فعالیتهای سازمان دقیقا بررسی می شود و از این طریق شاخص های چند کارکردی و بین عملیاتی هم استخراج خواهد شد. وضعیت بازار و محیط رقابتی و کمیتهایی که لازم است در دستگاه شاخص قرار بگیرد بررسی شده و استخراج می شود. بنابراین اولین و مهمترین بخش برای اجرای پروژه هوش تجاری، طراحی دقیق تمامی مقادیر و کمیتهایی است که می بایست به صورت منظم در یک سیستم یکپارچه اندازه گیری شود. بر همین مبنا طرح اولیه داشبورد مدیریتی که متشکل از شاخص های کلیدی عملکرد در سطح عالی سازمان است نیز طراحی خواهد شد. فراموش نکنید که هر سازمانی شاخص های کلیدی عملکرد مختص به خود را دارد هرچند در سطح مدیریت و عملیات شاخص های مشترکی هم هست؛ اما نتایج مورد انتظار و عملیات هر سازمان می بایست به صورت مجزا تجزیه و تحلیل و استخراج شود.
2- یکپارچه سازی داده ها
یکپارچه سازی داده ها به فرآیند ترکیب داده ها از منابع مختلف در یک نمای واحد و یکپارچه اشاره می کند. این مرحله از هوش تجاری شامل مراحلی مانند پاکسازی، نقشه برداری ETL ( Extract Transform and Load به معنای استخراج، پالایش و بارگذاری اطلاعات) و تبدیل است. یکپارچه‌سازی داده‌ها در نهایت ابزارهای تحلیلی را قادر می‌سازد تا هوش تجاری مؤثر و عملی تولید کند. هیچ رویکرد جهانی برای یکپارچه سازی داده ها وجود ندارد. در این مرحله از روش ها و فنآوریهای متفاوتی استفاده می شود.
در بسیاری از سازمان ها که تمام داده های مورد نیاز خود را دریافت و نگهداری می کنند، اغلب منابع داده ای جداگانه ای وجود دارد. به عنوان مثال برای پایش بخشی از شاخص های کلیدی عملکرد شما به داده هایی از سیستمهای متفاوت نیاز خواهید داشت که لازم است با هم ترکیب شوند؛ ممکن است شامل داده های سیستم های CRM، ترافیک وب، نرم افزار عملیات بازاریابی، برنامه های کاربردی، فروش و حسابداری باشد. در این مرحله اطلاعات از همه منابع مختلف برای نیازهای تحلیلی یا اقدامات عملیاتی باید با هم جمع شوند. در این صورت است که مراحل بعدی به درستی انجام خواهد شد. به همین جهت در مرحله یکپارچه سازی، قالب‌بندی مجدد اهمیت زیادی دارد. یکی از نرم افزارهای بسیار رایج و مورد استفاده در این مرحله Power BI است که در سال 2015 توسط شرکت مایکروسافت ارائه و مورد استقبال تحلیلگران داده و کسب و کارهای بسیار زیادی قرار گرفت.
3- تجزیه و تحلیل اطلاعات
در این مرحله و پس از جمع آوری و یکپارچه سازی داده های پراکنده، مدلسازی آغاز می شود. ارتباطات داده ها و فرمولسازی برای تجزیه و تحلیل اطلاعات انجام می شود. فرایند تجزیه و تحلیل داده ها در واقع یک فرآیند فنی است که از طریق آن بینش عملی را از داده های خام به دست می آوریم و می توانیم وضعیت عملیات کسب و کار خود را به درستی بسنجیم. طراحی شاخص ها و مقادیر کمی که برای کسب و کار اهمیت دارد؛ نحوه فرمولسازی و تعریف ارتباطات بین داده ها را برای تبیین و تجزیه و تحلیل آنها مشخص خواهد کرد. به همین جهت است که همواره مرحله نخست مهمترین و کلیدی ترین عامل موفقیت در استقرار پروژه های هوش تجاری است.
4- مصور سازی اطلاعات و نمایش داشبورد کسب و کار
پس از انجام مراحل فوق نوبت به مصورسازی اطلاعات در قالب نمودارهای متنوع و ارائه آن به کاربران در سطوح متفاوت خواهد بود. مصور سازی اطلاعات در نرم افزارpower bi به صورت ارائه داشبوردهای مختلف در سطوح مدیریتی و عملیاتی انجام می شود. داشبورد یکی از مهمترین ابزار هوش تجاری است که به کاربران امکان می دهد شاخص های عملکرد کلیدی و سایر معیارها را ردیابی، تجزیه و تحلیل و گزارش دهند. داشبوردهای هوش تجاری معمولاً داده ها را در نمودارهای متنوع که با توجه به نوع شاخص ها می تواند روند، پای، میله ای و غیره باشد، نمایش می دهد که به ذینفعان کمک می کند تا اطلاعات را درک کنند، به اشتراک بگذارند و در نهایت بر اساس نتایج کلیدی عملیات کسب و کار خود بهترین و هوشمندانه ترین تصمیمات را اتخاذ کنند. یک داشبورد واقعی هوش تجاری، داده های خام از منابع متعدد را به راهکارهای عملی تبدیل می کند. شما هم قطعا برای ارتقای کسب و کارتان و تداوم در بازار، نیاز دارید تا به صورت روزانه از کمیت عملیات خود مطلع باشید بنابراین درنگ نکنید و برای استقرار این بصیرت راهگشا اقدام نمایید. تیم تخصصی اکتا در این راه مشاور و همراه شما خواهد بود.
