فرهاد رضائی
عضو هیئت مدیره انجمن فناوری اطلاعات و ارتباطات ایران
در دهه های اخیر با ورود نرم افزارها، حجم عظیمی از داده ها در شرکت ها و سازمان ها به صورت روزانه تولید شده است. نرم افزارها و سیستم های سازمانی در دهه های اخیر تقریبا در همه سازمان‌ها صرف نظر از ابعاد آنها، بکار گرفته شدند و انجام بسیاری از فرایندها و امورات داخلی در حال حاضر وابسته به این نرم افزارهاست به طوری که در عصر فعلی تصور تداوم فعالیت سازمان‌ها بدون استفاده از نرم افزارها امکان پذیر نخواهد بود. برای مثال ارسال اظهارنامه مالیاتی و یا کنترل موجودی انبار بدون نرم افزارهای حسابداری و انبار، تقریبا امری غیر قابل تصور است.
با وجود نرم افزارها و بکارگیری آنها در عملیات سازمانی، حجم عظیمی از داده ها طی دهه های اخیر تولید شده است، داده‌هایی که می‌توان به کمک آنها بسیاری از چالش‌ها و مسائل سازمانی را پاسخ گفت. اهمیت داده‌ها بدان جا رسیده است که مجله اکونومیست در سال 2017 در مقاله‌ای عنوان نمود که نفت دیگر ارزشمندترین منبع جهانی محسوب نمی‌شود و داده جای آن را گرفته است. اما داده‌های موجود در سازمان چگونه می‌تواند به مسائل و چالش های موجود در سازمان ما پاسخ دهد؟
در یکی از فروشگاه‌های زنجیره ای در آمریکا، اطلاعات فروش چند سال گذشته مورد بررسی قرار گرفت و نتایج جالبی از این بررسی‌ها به دست آمد:
70 درصد از مردان 30 تا 40 ساله، که در روزهای آخر هفته برای خرید نوشیدنی به فروشگاه مراجعه میکردند، همراه با نوشیدنی، پوشک بچه نیز خریداری میکردند. بر اساس این یافته فروشگاه تصمیم گرفت در روزهای آخر هفته تغییری در چیدمان خود ایجاد کند و قفسه پوشک ها را کنار یخچال نوشیدنی‌ها قرار دهد. نتیجه افزایش 40 درصدی فروش پوشک بچه بود. قبل از تحلیل داده‌ها، کمتر کسی در فروشگاه مذکور می توانست ارتباط بین نوشیدنی و پوشک را باور کند. آیا به جز تحلیل داده‌های سبدهای خرید مشتریان آن فروشگاه، راهی برای کشف ارتباط بین فروش نوشیدنی و پوشک وجود داشت؟!
در حال حاضر علم داده در صنایع مختلف و در جهت مقاصد متنوع سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد. برخی از کاربردهای رایج علم داده در دنیای امروز عبارتند از: اعتبارسنجی مشتریان، کشف تخلف، پیش بینی هزینه های آتی و سود احتمالی، آنالیز رفتار مشتریان، برنامه ریزی تولید، شناسایی نقاط پر هزینه، سنجش ریسک و …
اهمیت داده‌ها و بکارگیری آنها در سازمان‌ها و علوم مختلف منجر به پیدایش و گسترش شاخه جدیدی از علم با عنوان علم داده شده است، به طوری که در بسیاری از دانشگاه‌های دنیا، علم داده به یک رشته‌ی تحصیلی تبدیل شده است. گسترش این علم باعث شد تا دانشگاه هاروارد، متخصص علوم داده یا دانشمند داده را جذابترین شغل قرن 21 بنامد. اما کسب تخصص در زمینه علم داده و بکارگیری داده‌ها در راستای حل مسائل سازمانی نیازمند تسلط بر سه حوزه‌ی مختلف میباشد:
شناخت کسب و کار و آشنایی با چالش ها و مسائل سازمانی اولین قدم در استفاده از ظرفیت داده ها در جهت رفع مسائل سازمانی است:
مساله ای که به درستی تعریف نشود، هرگز به پاسخ نخواهد رسید.
و این مهم جز با دانش کافی در زمینه فعالیت کسب و کار مربوطه امکان پذیر نیست. پس از تعریف مسئله بهترین راه‌حل با بهره گیری علم آمار و علوم کامپیوتر از داده‌ها، به عنوان مواد اولیه و مبنای اصلی حل مسئله، کشف خواهد شد.
بهترین تحلیل گران کسب و کار که قادر به تعریف مسائل مهم و جدی سازمان‌ها می باشند و می‌توانند با اشراف خود به کسب و کار، ابعاد و پیچیدگی‌های مسئله را به درستی تعریف نمایند مشاوران مدیریت، متخصصین مالی و مهندسان صنایع می‌باشند. متخصصانی که معمولا به واسطه حرفه‌ی خود، شناخت خوبی از بسیاری از کسب و کارها پیدا می‌کنند. حال بهره‌مندی و کسب دانش در دو حلقه ی دیگر علم داده، این امکان را برای این گروه از متخصصان فراهم می‌نماید که در ارائه خدمات ایجاد تمایز نمایند و در فضای رقابتی حرفه خود گام بزرگی را بردارند.
پیش بینی‌ها حاکی از آن است که به زودی بسیاری از حرفه ها و مشاغل در صورت عدم استفاده از داده‌ها در حوزه تخصصی خود، از گردونه کسب و کار حذف خواهند شد. در حال حاضر در بسیاری از سازمان های پیشرو، عارضه یابی، پیش بینی فروش، ارزیابی عملکرد، بهینه سازی برنامه ریزی تولید و … کاملا توسط متخصصین علم داده صورت می پذیرد، خدماتی در گذشته غالباً توسط مشاوران مدیریت، متخصصین مالی و مهندسان صنایع ارائه می گردید.
در ادامه به منظور آشکارسازی مزایای بکارگیری داده ها، تجربه استفاده از داده ها را در یکی از شرکت های داخلی بررسی می‌کنیم:
شرکت بازرگانی فعال در امور واردات منسوجات، همواره با چالش های ذیل مواجه بود:
- عدم امکان پیگیری مطالبات به دلیل نبود گزارش های مناسب
- عدم امکان قطع همکاری به موقع با مشتریان بدحساب به دلیل عدم وجود گزارش های در لحظه
- عدم امکان تشخیص میزان سود دقیق هر کالا به منظور برنامه ریزی بهینه تر برای واردات کالاها
- عدم امکان پیش بینی تقاضای بازار جهت برنامه ریزی ماه و سال آتی
علل پیدایش مشکلات فوق و پیامدهای آن:
- وجود نرم افزارهای متفاوت در واحدهای مختلف شرکت
- واحد مالی شرکت مسئول تهیه گزارش های مورد نیاز جهت موارد 1 تا 3 بود. به دلیل وجود چندین نرم افزار مختلف، حجم بالای داده ها و تنوع گزارش های درخواستی، زمان مورد نیاز جهت تهیه گزارش های مذکور که معمولا در قالب اکسل صورت می گرفت، باعث افزایش پرسنل واحد مالی و در نتیجه افزایش هزینه پرسنلی شده بود. به علاوه کندی زمان تهیه گزارش ها و در بسیاری از موارد وجود اشکالات در گزارش‌های ارائه شده، نه تنها موجب حل مشکلات شرکت نشده بود، بلکه باعث بی اعتمادی و بی اعتنایی مدیران تصمیم ساز شرکت به گزارش های مذکور، در تصمیم گیری هایشان گردیده بود.
تجمیع داده ها و تحلیل آنها نتایج شگفت انگیزی را در پی داشت:
- مطالبات شرکت طی 10 سال گذشته تقریبا معادل با سود 4 سال گذشته شرکت بود.
- زیان وارد شده به دلیل عدم پرداخت هزینه کالاهای خریداری شده در زمان مقرر توسط مشتریان بدحساب، تقریبا معادل با 70 درصد مبلغ فروش به این گروه از مشتریان بود.
- توقف واردات کالاهایی که سود بسیار کمی را نصیب شرکت میکردند موجب افزایش سرمایه در گردش شرکت و کاهش هزینه‌های مالی گردید.
- بر اساس تحلیل صورت گرفته بر روی داده های شرکت، قیمت ارز و سایر فاکتورهای تاثیرگذار بر بهای تمام شده کالاهای وارداتی شرکت، لیستی از کالاها جهت واردات سال آینده به شرکت پیشنهاد شد. برخی از کالاهایی که پیش بینی می شد در سال آینده سود مناسبی خواهند داشت، در سال جاری حاشیه سود کمتری از میانگین کلی سود کالاها داشتند و طبق روال سابق شرکت، در سال آینده تعداد کمتری از آن کالاها باید وارد می شد و یا از برنامه کاری شرکت حذف می‌گردید. با اعتماد مدیران شرکت به نتایج حاصل از تحلیل داده، این کالاها از برنامه کاری حذف نشدند و در سال آینده واردات آنها در حجم نسبتا بالایی صورت پذیرفت. در کمال شگفتی مدیران شرکت و برخی از مشاوران، در سال آینده کالاهای مذکور که در شکل ذیل به آنها اشاره شده است، در میان ده کالا با بیشترین سوددهی قرار گرفتند.
استفاده از علم داده در سازمان ها با چالش هایی نیز همراه است. مهمترین چالش در این خصوص به عدم بلوغ سازمانی در استفاده از داده‌ها برمی‌گردد. برای مدیرانی که سال‌ها با روش‌های سنتی به حل مسائل سازمانی پرداخته‌اند، اعتماد کردن به داده ها و دخیل نمودن آنها در تصمیم گیری بعضا بسیار دشوار خوهد بود. از این رو قبل از شروع به تحلیل داده‌ها، ایجاد تغییرات در فرهنگ سازمانی و حاکم نمودن فرهنگ تصمیم گیری داده محور امری اجتناب ناپذیر است. نحوه ذخیره سازی داده ها از دیگر عواملی است که می تواند در بهره‌مندی از ظرفیت داده ها نقش به سزایی را ایفا کند. هر چه در سازمان در حوزه های مختلف داده های بیشتری جمع آوری گردد، از آنها در آینده بهره‌ی بیشتری می توان برد. به ثبت اطلاعات در نرم افزارها فقط با دید انجام عملیات سازمانی نگاه نداشته باشید، هر داده ای که امروز در بسترهای نرم افزاری خود ثبت می کنید در آینده می تواند راهگشای یکی از مسائل و چالش های شما باشد. و در نهایت پیچیدگی علم داده و میان رشته ای بودن آن و در نتیجه نبود متخصصان کافی در این حوزه، از چالش هایی است که سازمان های پیشرو با آن مواجه هستند. متخصصان علوم کامپیوتر معمولا تحلیگران قدرتمندی در حوزه کسب و کار محسوب نمی شوند و در سوی دیگر تحلیلگران کسب و کار نیز فاقد توانایی های لازم در بکارگیری علوم کامپیوتر می باشند. به همین دلیل پیدا کردن متخصصانی که هر دو توانایی مذکور را داشته باشند، بسیار دشوار است. همین موضوع دانشمند داده را در زمره پردرآمدترین مشاغل در جهان قرار داده است به طوری که در آمریکا سالیانه حدود 130 هزار دلار به دانشمندان داده پرداخت می شود.
در پایان در استفاده از داده‌ها به خاطر داشته باشیم که:
